Start Wissen Erfolg To-Do-Liste: Warum und wie du das Tool nutzen solltest

To-Do-Liste: Warum und wie du das Tool nutzen solltest

To-Do-Liste: Warum und wie du das Tool nutzen solltest

Besonders in stressigen Zeiten, wenn uns die Arbeitsbelastung über den Kopf steigt, wünschen wir uns schnelle und unkomplizierte Hilfe. Und die gibt es! Die gute alte To-Do-Liste kann dir helfen, den Überblick zu behalten und Aufgaben endlich zu erledigen. Dabei kann der Klassiker des Zeitmanagements sogar noch mehr. Was das ist, erfährst du jetzt…

To-Do-Liste: Das spricht unbedingt dafür

Eine To-Do-Liste soll dabei helfen, den Arbeitstag zu strukturieren, soviel ist klar. Was allerdings nur wenige wissen: Die To-Do-Liste hilft dir auch dabei, den Kopf frei zu bekommen. Dass das so ist, konnte schon vor fast 100 Jahren eine russische Psychologin zeigen: Bljuma Wulfowna Zeigarnik

Der nach ihr benannte Zeigarnik-Effekt kommt dir vielleicht bekannt vor. Die Idee dazu kam ihr bei einem Besuch in einem Kaffeehaus. Sie bemerkte nämlich, dass sich die Kellner nach ein paar Sekunden nicht mehr an die Bestellung erinnern konnten, die sie gerade den Gästen gebracht hatten. Im Gegensatz dazu konnten sie sich unzählige Bestellungen merken, die noch offen waren. 

Das kommt dir vielleicht schon bekannt vor: An eine geschriebene und damit erledigte Mail wirst du dich vermutlich nicht so gut erinnern können, wie an eine Mail, die du noch an einen Kunden schreiben musst.

In einer Studie an der Berliner Humboldt Universität konnte die Psychologin den Effekt noch einmal genauer untersuchen: Sie ließ etwas mehr als 150 Teilnehmer verschiedene Aufgaben erledigen. Einige unterbrach sie, während sie mitten im Arbeitsschritt waren, andere ließ sie die Arbeit ohne Unterbrechung bis zu ihrem Abschluss erledigen.

Und auch hier zeigte sich, was sie schon im Kaffeehaus beobachten konnte: Diejenigen Studienteilnehmer, die unterbrochen wurden und ihre Aufgaben nicht abschließen durften, konnten sich später noch gut daran erinnern. Im Gegensatz dazu hatten diejenigen Teilnehmer, die ihre Aufgaben abschließen durften, nicht mehr auf dem Schirm, was sie alles erledigt hatten. 

Die Lehren aus dem Zeigarnik-Effekt

Was im letzten Jahrhundert galt, ist heute immer noch relevant: Aufgaben, die wir nicht abschließen können, belasten uns. Wir denken nämlich permanent daran, dass wir die Mail noch schreiben oder die Präsentation für nächste Woche noch unbedingt vorbereiten müssen.

Und diese Gedanken nehmen wir mit in den Feierabend und Freizeit. Dabei kennen wir doch die Nachteile, die es hat, wenn wir nie richtig abschalten können:

  • Schlafstörungen
  • Konzentrationsprobleme
  • Ruhelosigkeit
  • Rückenschmerzen
  • Herz-Kreislauf-Erkrankungen

Diese Liste lässt sich noch um einige Symptome verlängern. Denn Aufgaben, die wir ständig vor uns her schieben, belasten uns ungemein. Zunächst erscheint es dir vielleicht noch nicht so schlimm und du kommst gut mit der Belastung zurecht. Doch schon in einem frühen Stadium kosten dich unerledigte Aufgaben eine ganze Menge Energie. Energie, die du an anderer Stelle viel effizienter und gewinnbringender einsetzen könntest.

Die gute Nachricht: Du kannst etwas dagegen tun, dich mit Aufgaben zu belasten, die du noch nicht erledigt hast. Statt sie als unnötigen mental load mit dir rum zu schleppen, kannst du sie ganz einfach auslagern: Auf die gute, alte To-Do-Liste. 

To-Do-Liste: Diese Möglichkeiten gibt es

Dir sollte nun also klar sein, dass eine To-Do-Liste unglaubliche Vorteile hat. Und diese Vorteile beziehen sich eben nicht nur darauf, die anstehenden Aufgaben übersichtlich parat zu haben. Die To-Do-Liste entlastet dich mental massiv  – wenn du sie richtig einsetzt.

Denn tatsächlich gibt es einige Tipps und Tricks, die über das simple Aufschreiben der Aufgaben hinausgehen. Anders ausgedrückt: Auch die To-Do-Liste hat das Potenzial, an der ein oder anderen Stelle individuell angepasst und verbessert zu werden.

Diese Möglichkeiten hast du dabei:

Das richtige Tool

Einige Menschen bevorzugen den Klassiker: Ein simples Blatt Papier und einen Stift, um die To-Do-Liste zu kreieren. Warum auch nicht? Denn diese Methode ist einfach und effektiv. Ob diese Methode die richtige für dich ist, hängt auch damit zusammen, welcher Lerntyp du bist. Einige Menschen brauchen die haptische Wahrnehmung, also das Anfassen von Dingen, um sie – im wahrsten Sinne des Wortes  – besser begreifen zu können. Für diese Personen ist ein Stift und ein physisches Blatt Papier eine gute Option, Aufgaben auszulagern.

Wenn du allerdings nicht zu dieser Sorte Mensch gehörst, kann auch ein digitales Tool der richtige Alltagshelfer für dich sein. Eine App fürs Smartphone hat dabei noch einen weiteren Vorteil: Anders als ein Notizbuch oder gar ein Blatt Papier, hat man das Handy in der Regel mit dabei, besonders dann, wenn man beruflich unterwegs ist. Unverhoffte To-Dos, die sich unterwegs ergeben, lassen sich so ebenfalls schnell notieren. Zur Not auch während der Fahrt – dank Sprachassistent. Diesen Luxus bietet das analoge Notizbuch natürlich nicht. Allerdings steht nirgendwo geschrieben, dass du nur die eine oder andere Methode nutzen darfst. Probier doch einfach aus, mit welchem Tool oder welcher Kombination aus Tools du am besten zurecht kommst. 

[elementor-template id=”2608″]

Die richtige Auswahl

Auch die schönste To-Do-Liste bringt nichts, wenn sie überfüllt ist. Wenn du jede Kleinigkeit auf deine To-Do-Liste schreibst, wird sie dir nicht viel bringen. Dann hast du zwar die Aufgaben nicht mehr im Kopf, helfen wird dir die Liste aber trotzdem nicht.

Denn auch zu lange To-Do-Listen haben einen gewaltigen Nachteil: Du wirst es nicht schaffen, sie abzuarbeiten. Das führt wiederum dazu, dass du bei jedem Blick auf die Liste einen Schreck bekommst. Dann siehst du nämlich, wie viele Aufgaben noch vor dir liegen und wie wenig Zeit du dafür hast.

Das verursacht eine ganze Menge Druck und Stress und kann sogar dazu führen, dass du Aufgaben aufschiebst, statt sie zu erledigen. Die gefürchtete Prokrastination

Dabei müsste das gar nicht so sein. Auf die To-Do-Liste gehören nämlich nur wirklich wichtige Aufgaben, die noch dazu viel Zeit benötigen oder schnell erledigt werden müssen. Um diese Aufgaben zu identifizieren, kannst du zum Beispiel das Eisenhower-Prinzip nutzen. 

Die richtige Gewichtung

Um den Überblick auf der To-Do-Liste zu behalten, bietet sich noch ein weiteres Vorgehen an. Du solltest die Aufgaben nämlich nicht wahllos auf die Liste schreiben, sondern dir ein wenig Disziplin dabei angewöhnen.

Wichtige Aufgaben, die möglichst sofort erledigt werden sollten, gehören ganz oben auf die Liste. So hast du sie sofort im Blick und kannst morgens direkt damit starten. Unwichtigere Aufgaben wandern dagegen auf der To-Do-Liste weiter nach unten. Wenn du Probleme hast, die Aufgaben einzuteilen, kannst du ein weiteres Tool nutzen, das unter anderem für die Unternehmensführung genutzt wird: Die ABC-Analyse.

Grafik To-Do-Liste

Der richtige Umgang

Ganz wichtig, wenn du die To-Do-Liste dazu nutzen möchtest, deinen Arbeitstag zu strukturieren, ist die Aktualität. Aus diesem Grund solltest du deine To-Do-Liste jeden Tag überprüfen und notfalls überarbeiten:

  • Ist eine wichtige Aufgabe hinzu gekommen?
  • Kannst du eine Aufgabe an einen Kollegen/Mitarbeiter auslagern?
  • Was kannst du abhaken?
  • Kannst du alle Aufgaben realistisch im Laufe eines Arbeitstages abarbeiten?

Gerade die To-Do-Liste ist ein Tool, das sich ständig wandelt und das du daher permanent an deine Bedürfnisse anpassen solltest. Das gelingt aber nur, wenn du nicht an einer Vorgehensweise festhältst, sondern andauernd überprüfst, ob die noch die richtige für dich ist. 

Der richtige Umfang

Ideal ist eine To-Do-Liste, die du am Ende deines Arbeitstages abgearbeitet hast. Bis du so weit bist, wirst du vermutlich etwas Übung brachen. Denn von jetzt auf gleich gelingt es niemandem, seinen Tag so einzuschätzen, dass er optimal ausgefüllt ist ohne überladen zu sein.

Eine wichtige Fertigkeit auf diesem Weg ist der korrekte Umfang. Um den korrekt abschätzen zu können, solltest du die einzelnen Aufgaben in ihre Teilschritte zerlegen. Das gibt dir einen besseren Überblick, welche Aufgaben wie viel Zeit benötigen. Und genau das hilft dir dabei, eine realistische Zeit dafür zu veranschlagen. 

Sollte das auf deiner To-Do-Liste zu unübersichtlich werden, kannst du eine weitere Liste für diese Teilschritte anlegen. So hast du den großen Überblick immer vor Augen und kannst auf der zweiten Liste die Aufgaben nach einem detaillierten Fahrplan bearbeiten. 

Zum richtigen Umfang gehört außerdem, dass du einen zeitlichen Puffer einplanst. Denn nur die wenigsten Arbeitstage verlaufen so, wie wir sie ursprünglich geplant haben. Ein aufgeregter Telefonanruf eines Kunden kann dir den gesamten Tagesablauf durcheinander wirbeln. Eine gut geplante To-Do-Liste lässt dir die nötige zeitliche Flexibilität, um genau auf diese Dinge einzugehen ohne dir zu viel zeitlichen Druck zu machen. 

Der richtige Zeitpunkt

Übrigens solltest du die To-Do-Liste nicht erst morgens schreiben, wenn du im Büro bist. Denn: Die Liste soll dich von deiner mentalen Belastung befreien. Das wird dir aber nicht gelingen, wenn du abends die Aufgaben für den nächsten Tag (im Kopf) mit nachhause nimmst.

Plan daher ganz bewusst am Ende jedes Tages ein paar Minuten ein, in denen du dich der To-Do-Liste widmest. Aufgaben, die vom Tag noch offen ist, solltest du jetzt überprüfen. Haben sie sich schon erledigt oder musst du sie morgen angehen? Was steht für den nächsten Tag an? Gibt es längerfristige Aufgaben, bei denen du einige Arbeitsschritte schon abhaken kannst?

Dieser Zeitpunkt hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn du die To-Do-Liste schon abends schreibst, kannst du am nächsten Morgen direkt mit der Arbeit starten, statt dich zunächst zu sammeln und so rekapitulieren, was vom Vortag unerledigt geblieben ist. 

ÄHNLICHE BEITRÄGE

AUSGEWÄHLTE BEITRÄGE