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Business Process Reengineering – Für deinen Erfolg!

Das sogenannte Business Process Reengineering wird immer dann genutzt, wenn Unternehmen grundlegende Veränderungen in der Struktur und im Aufbau des Unternehmens ansteuern. Dazu gehören neben der Optimierung von Abläufen auch eine neue Strukturierung der Aufgaben.

Was Business Process Reengineering vorsieht

Das Business Process Reengineering wurde in den 1990er-Jahren von Michael Hammer und James Champy geprägt. In der Zeit, in der die Wirtschaft einen essenziellen Aufschwung erlebte, wurden Unternehmen durch diese radikale Form der Umwandlung vom Grundgedanken an neu aufgebaut. Grundsätzlich steht nicht die Gewinnerhöhung im Vordergrund, sondern das mit der Zeit gehen und eine Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

  • Durch den Wandel der Zeit, in der sich auch das Gedenken und die Technik weiterentwickelt haben, greift das Business Process Reengineering, um Unternehmen auf diese neue Zeitebene zu bringen.
  • Zudem erhalten Unternehmen durch die mehrstufigen Phasen ein Gesamtbild ihres Unternehmens.
  • Das Unternehmen drückt dabei gleichermaßen den „Reset Knopf“, um fundamental neugestaltet zu werden.

Dabei wird diese Methode der Umstrukturierung als sehr radikal bezeichnet, da sehr viele Veränderungen parallel zueinander verlaufen. Daher lohnt sich das Business Process Reengineering generell nur dann, wenn Geschäftsprozesse von Grund auf neugestaltet werden müssen. Das liegt zum Beispiel vor, wenn Unternehmen neu übernommen werden oder bereits seit über 10 Jahren stehen geblieben sind, ohne sich weiterzuentwickeln.

Ein weiterer Vorteil des Prozesses: Unternehmen werden wirtschaftlicher, moderner und flexibler. Auch die Weltentwicklung zum Nutzen von sozialen Kanälen oder online Kontaktaufnahmen zum Unternehmen zählen zu einer Neustrukturierung. Durch den Druck immer neu erscheinender Händler und Mitbewerber wächst auch gleichzeitig der Druck auf das eigene Unternehmen. Bereits seit 10 Jahren reicht eine Anlaufstelle nicht mehr, sondern die Kunden sind anspruchsvoller geworden, wodurch nicht nur das Unternehmen hohe Ansprüche leisten muss, sondern meist auch noch einen Onlinehandel anbieten muss.

Wie sich Business Process Reengineering zusammensetzt

Das Business Process Reengineering setzt sich aus vier Grundpfeilern zusammen. Dabei ist vor allem zu beachten, dass diese Prozesse gleichzeitig verlaufen. Wird eines außer Acht gelassen, scheitert der Erfolg meistens.

Orientierung an entscheidenden Geschäftsprozessen

Dabei werden relevante Prozesse, die im Unternehmen reibungslos funktionieren, als Vorbild genommen. Diese Prozesse werden anschließend in den „weniger wichtigen“ Prozessen übertragen, um diese ideal zu optimieren.

Auf den Kunden ausgerichtet sein

Es bringt nichts, wenn die Prozesse und Kompetenzen auf ein maximal laufen, der Kunde selbst aber keine Rolle spielt. Daher besagt das Business Process Reengineering, dass die Neugestaltung zu den Gunsten des Kunden ausgerichtet werden muss.

Auf die Kernkompetenz konzentrieren

Das Sprichwort „Schuster bleib bei deinen Leisten“ beschreibt diesen Grundpfeiler am besten. Ein Unternehmen sollte sich daher mehr auf seine Kernkompetenzen konzentrieren, statt viele Projekte gleichzeitig zu betreiben. Als Beispiel sollte eine Bäckerei nicht unbedingt noch zusätzlich ein Hotel oder Gaststätte eröffnen und der Einzelhändler nicht noch zusätzlich Werkzeuge herstellen.

Neue Informationstechnologien nutzen

Selbst die besten Unternehmen unterliegen einer stetigen Entwicklung. Neue Kassensysteme, Anbindung an Server und Internet, Digitalisierung und schnelle Kommunikationswege erleichtern verschiedene Arbeiten und Prozesse. Diese Ausgaben werden durch verschiedene Stellen zusätzlich finanziell gefördert, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schwerpunkt ist eine konkrete Kommunikation zu den Verantwortlichen und Mitarbeitern, da viele Aufgaben durch die Entwickelung dazu kommen und niemand recht weiß, wo der aktuelle Stand liegt.

Business Process Reengineering

Die wichtigen R’s im Business Process Reengineering

Die Umstrukturierung ist ein langer, oft auch schwieriger Prozess, der immer auch die Unterstützung der Mitarbeiter bedarf. Im Falle eines Betriebsrates ist auch hier wichtig, dass diese ebenfalls einen modernen Zeitgeist auffassen und umsetzen können.

Renewing – Erneuerung

Im ersten Schritt des Prozesses werden die Mitarbeiter eingebunden, vorbereitet und zusätzlich neu ausgebildet und geschult. So sollten neue Techniken beherrscht, Fachkompetenzen ausgearbeitet und neue Ziele definiert werden. Dadurch werden Mitarbeiter nicht nur weitgehend gefördert, sondern zusätzlich auch motiviert.

Revitalizing – Revitalisieren

Sobald die Mitarbeiter und das Unternehmen auf einen neuen Stand gesetzt sind, und sich bereits mit dem Gedanken der Umstrukturierung angefreundet haben, können verschiedene Prozesse neu gestalten und optimiert werden. Durch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter werden die neuen Prozesse eher angenommen und fachkundig umgesetzt. Wie beispielsweise ein neues Abrechnungs- oder Kassensystem, dass den Prozess verkürzt und Mitarbeiter mehr Zeit finden, sich um Kunden zu kümmern.

Reframing – Einstellungsänderung

Alte Denkmuster werden hierbei abgelegt. Nur weil es immer so gewesen ist, bedeutet es nicht, dass es auch richtig oder produktiv war. Durch das Ablegen der alten Denkmuster wird eine neue Orientierung und neue Ziele erschaffen, sodass sich einzelne Personen neu definieren und neu erfinden können. Das führt auch gleichzeitig dazu, dass das Unternehmen eine neue Entschlusskraft entwickelt. Sofern ein klares Ziel vor Augen ist, die nicht nur dem Unternehmen hilft, sondern auch den einzelnen Personen.

Restructuring – Restrukturierung

In dieser Phase kann das Unternehmen weitere Strukturen verändern, anpassen und verbessern. Von großen Prozessen bis hin zu den platzsparenden oder ordnungshaltenden Maßnahmen, in denen die Mitarbeiter mit eingebunden werden können und sogar sollten. Durch die Rückmeldungen erhalten Unternehmer zusätzlich Anhaltspunkte, wo Probleme herrschen und was die Arbeit für Mitarbeiter erleichtern würde.

Die Vor- und Nachteile des Business Process Reengineerings

Die komplette Neu Strukturierung eines Unternehmens kann viele Vorteile, aber auch entsprechende Nachteile mit sich bringen. Ein Feingefühl für sein Gegenüber und Fingerspitzengefühl sind äußerst wichtig, da das Unternehmen durch seine Mitarbeiter steht oder fällt.

Vorteile

  • Das Unternehmen setzt den Kunden wieder in den Mittelpunkt, wodurch sich die Zahlen positiv verändern.
  • Das Unternehmen ist auf dem neusten Stand der Technik und Kommunikationstechnik, was die Abläufe verbessert und Zeit eingespart wird.
  • Das Unternehmen erhält ein Gesamtbild der Unternehmen Situation sowie der wirtschaftlichen Lage.
  • Die Kosten werden gesenkt und gleichzeitig wird die Qualität des Produktes, der Mitarbeiter und des gesamten Unternehmens gesteigert.
  • Die Mitarbeiter sind motivierter, ambitionierter und können neue Aufgaben übernehmen und zusätzlich Fachwissen weitergeben.
  • Es herrschen weniger Probleme bei Schnittstellen, da die neue Strukturierung Arbeitsplätze schaffen kann. Zusätzlich wird neu definiert, welche Person für welche Aufgabe verantwortlich ist.
  • Es herrscht eine bessere Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern sowie zur Geschäftsleitung.

Nachteile

  • Bereits vorhandene, funktionierende Abläufe und Strukturen werden unterbrochen und müssen neu aufgebaut werden.
  • Meist führt eine Neustrukturierung dazu, dass Mitarbeiter entlassen werden, da diese durch neue Prozesse ersetzt werden können.
  • Mitarbeiter können Widerständig werden, sodass Abläufe und Prozesse enorm gestört werden können.
  • Die Umstrukturierung ist sehr Zeitintensiv. Ein möglicher Erfolg ist nach Monaten oder Jahre ersichtlich, da das neue Konzept sich einpendeln muss.
  • Es ist nicht für jedes Unternehmen geeignet.

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Business Process Reengineering – Aus den Fehlern von anderen Unternehmern lernen

Viele Unternehmen sehen dadurch eine starke Kostensenkung, was in vielen Fällen auch gleichzeitig zur Qualitätsminderung führt. Auch wenn es klug erscheint, alles zu digitalisieren, benötigt es dennoch jemanden, der diese Daten aktuell hält und auch einpflegt. In vielen Fällen können Klagen gegen das Unternehmen eingehen, da es nicht im Sinne des Arbeitnehmers oder im Sinne der Wettbewerbsfähigkeit handelt. Tatsächlich scheitern rund 70 % aller Unternehmen an einer Umstrukturierung, da wichtige Punkte nicht beachtet wurden.

Dazu gehören, wie oben bereits erwähnt, die konsequente Kundenorientierung und die Einbindung der Mitarbeiter. Aufstände im Betrieb können nicht nur eine Umstrukturierung verhindern, sondern diesen auch komplett zum Stillstehen bringen. Besonders dann, wenn Mitarbeiter in Gewerkschaften sind, die sich zusätzlich einschalten können. Sollte dies nicht schon geschehen sein, können Mitarbeiter sehr schnell einen Betriebsrat bilden, der das komplette Vorhaben des Unternehmens verhindert. Auch die falsche Führung und Kommunikation können dazu führen, dass das Projekt scheitert.

Was ist noch zu beachten beim Business Process Reengineering

Bevor ein Unternehmen sich zu einer neuen Struktur entscheidet, sollte geklärt sein, wer das Projekt durchführt. Eine komplette Analyse der „Mängel“ sollte ebenfalls angewandt werden, da in vielen Fällen nur einzelne Prozesse geändert werden müssten, um wieder optimal zu funktionieren.

Sollte sich das Unternehmen für den Business Process Reengineering entscheiden, ist eine ausgeprägte Durchsetzungsfähigkeit wichtig, da eine radikale Änderung bevorsteht und sich die Person auch mit den Sorgen und Problemen der Mitarbeiter sowie rechtlichen Fragen auseinandersetzen muss.

Die Kernfragen befassen sich mit den folgenden Punkten:

  • Ist es überhaupt notwendig?
  • Welches Ziel wird genommen?
  • Kann ich mich selbst durchsetzen oder benötige ich jemand anderen dafür?
  • Inwieweit kann ich Mitarbeiter berücksichtigen?
  • Was passiert, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen?

Meist setzten Topmanager eine neue Strukturierung eines Unternehmens um, da sie nicht emotional eingebunden sind, die rechtliche Lage zudem gut kennen und in einer sogenannten „Kommunikationsschlacht“ souverän und professionell bleiben.

Dessen Aufgabe ist es auch, sich ein gewisses Team aus 5 bis 10 Personen anzulegen, die ihm den Rücken freihalten, mit Informationen versorgen und ihm dabei behilflich sind, die Mitarbeiter von der Umstrukturierung zu überzeugen und dessen Mitarbeit zu sichern.

Der gesamte Prozess bedarf viel Planung, Weitsichtigkeit und das Berücksichtigen von möglichen was- wäre-wenn – Situationen sowie einen Notfallplan.

Generell ist es schwierig, ein Unternehmen, dass bereits in der Umstrukturierung ist, wieder zurückzusetzen und zu alten Mustern zurückzukehren.

Implementiere auch du das Business Process Reengineering!

Generell kann das Business Process Reengineering ein wirksamer Weg sein, um das eigene Unternehmen neu zu definieren oder mit dem wirtschaftlichen Druck und den Mitbewerbern neu umzugehen. Neben den zwischenmenschlichen Hürden liegen auch viele rechtliche Fragen auf der Tagesordnung. Dieser Schritt, der zwar Kosten spart und Prozesse optimiert, fordert aber auch viel Geduld und meist auch viele Arbeitsplätze. Der Unternehmer selbst sollte sich vorab klare Gedanken darüber machen, ob dieser radikale Einschnitt notwendig ist und ob seine Mitarbeiter diesen Prozess ebenfalls überstehen können. Mit einem entsprechend großen Zuspruch, seitens der Mitarbeiter, sollte die Umstrukturierung aber weniger schwierig werden, sofern diese auch gewisse Vorteile dadurch sehen und auch tatsächlich daran beteiligt sind.

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