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Mitarbeitergespräch richtig führen

Das Mitarbeitergespräch

Wobei handelt es sich beim Mitarbeitergespräch? Sind Mitarbeitergespräche wichtig?Ist es ein notwendiges Übel oder vielleicht sogar eine echte Chance, das Unternehmen und die angestellten Mitarbeitern weiterzuentwickeln? 

In diesem Artikel schauen wir uns genau an, um was es beim Mitarbeitergespräch und welche Struktur eingehalten werden sollte, um das Maximum herauszuholen. Schließlich sollen Mitarbeiter glücklich sein, im Job gefördert und gefordert werden und sich mit den Unternehmenszielen identifizieren können.

Warum ist ein Mitarbeitergespräch wichtig?

Synonyme für das Mitarbeitergespräch sind Personalgespräch oder auch Feedbackgespräch. Das Gespräch zwischen dem Chef bzw. dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter sollte dazu genutzt werden, Ziele zu definieren und allgemein Probleme und Blockaden zu lösen.

Das Mitarbeitergespräch ist insofern aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen soll damit erreicht werden, dass sich jeder einzelner Mitarbeiter individuell entwickeln kann auf Basis seiner persönlichen Interessen und Talente. 

Raus aus der Komfortzone, klar, aber einem Fisch beizubringen, wie er besser einen Baum hochklettern, kann führt zu nichts. Des Weiteren soll durch das Mitarbeitergespräch die Bindung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter gestärkt werden. 

Loyale Mitarbeiter arbeiten möglicherweise motivierter und können sich mit den Zielen des Unternehmens bzw. der Abteilung eher identifizieren. Zum anderen soll durch das Mitarbeitergespräch die Zusammenarbeit optimiert und langfristig sichergestellt werden.

Das Gespräch ist für beide Seiten eine echte Chance, Feedback zu liefern und in die Retrospektive zu gehen.

Aufbau eines Mitarbeitergesprächs

Eine definierte oder genormte Struktur für ein Mitarbeitergespräch gibt es nicht. Dennoch gibt es einige Punkte, die im Mitarbeitergespräch nicht fehlen sollten. Daher möchte ich dir die folgende Struktur zu einem Mitarbeitergespräch aufzeigen:

Mitarbeitergespräch in 5 Schritten

Der Einstieg – SMall Talk

Wie auch bei anderen Gesprächen bietet es sich auch im Mitarbeitergespräch an, einen weichen Einstieg zu wählen und nicht gleich mit den harten Fakten und Zahlen zu beginnen. Meistens beginnt das Mitarbeitergespräch mit Smalltalk. 

Als Thema bieten sich gemeinsame Interessen des Vorgesetzten und des Mitarbeiters an. Der Smalltalk kann von beiden Parteien begonnen werden. Mithilfe des Smalltalks soll die Stimmung gelockert und eine angenehme Gesprächsatmosphäre erzeugt werden.

Nachdem der Small Talk beendet wurde, geht es in die nächste Phase des Gespräches: der aktuelle Status.

Der Status Quo

In dieser Phase des Gespräches bespricht man den Ist-Zustand der bereits definierten Ziele. Wurde der abgesprochene Umsatz erreicht? Wurde die Anzahl der abgestimmten Telefonate durchgeführt? Welche Ziele wurden nicht erreicht? 

Wichtig hierbei ist, nicht nur zu betrachten, welche Ziele erreicht wurden und welche nicht, sondern auch die Gründe dafür herauszufinden. Hierbei können das Unternehmen und der Mitarbeiter besonders lernen. 

Zwar kann dieser Teil des Mitarbeitergesprächs unangenehm werden, gerade wenn bestimmte Ziele nicht erreicht wurden. Dennoch sei gesagt, dass es hierbei nicht um die Persönlichkeit oder den Charakter des Mitarbeiters, sondern rein um die vereinbarte und erreichte Leistung geht. 

Handelt es sich bei einem Mitarbeitergespräch um ein Erstgespräch, kann dieser Schritt entfallen und mit dem Soll-Zustand bzw. mit der Zieldefinition begonnen werden.

Wohin geht die Reise?

Nachdem der Ist-Zustand ermittelt ist, kann in dieser Phase des Mitarbeitergesprächs zusammen definiert werden, wohin die gemeinsame berufliche Reise gehen soll.

Welche Veränderungen müssen beispielsweise organisatorisch passieren, dass die gesteckten Ziele erreicht werden? Welche neuen Umsatzziele kann man definieren? Wie viele Anrufe pro Woche bzw. wie viele Abschlüsse muss der Mitarbeiter pro Woche erzielen? Die Ziele und Aufgaben müssen sehr genau definieren, um Missverständnissen vorzubeugen.

Entwicklungsmöglichkeiten

Bei der Definition des Soll-Zustandes sind nicht nur die Ziele des Unternehmens wichtig, sondern gleichermaßen die Wünsche des Mitarbeiters. Wo sieht sich der Mitarbeiter in 5 Jahren? Möchte der Mitarbeiter Personalverantwortung oder eine (Teil-)Projektleitung übernehmen? In welchen Rollen fühlt sich der Mitarbeiter wohl und welche neuen Tätigkeiten traut er sich selbst zu?

Dabei ist es wichtig, auf den Mitarbeiter einzugehen und ihm nicht zu etwas überreden zu wollen, was er eigentlich nicht möchte. 

Der Abschluss

Nicht nur beim Verkaufen geht es um einen guten Abschluss, sondern auch beim Mitarbeitergespräch. Beim Abschluss soll aus dem Gespräch “ausgeleitet” werden mit dem Ziel, eine gute Atmosphäre in der Zukunft zu schaffen. 

Geht der Mitarbeiter mit einem schlechten Gefühl aus dem Gespräch, würde sich dies negativ auf seine Motivation auswirken. Im besten Fall fühlt sich der Mitarbeiter motiviert und ist bereit, an den definierten Unternehmenszielen mitzuarbeiten.

Die Zieldefinition – Der SMARTe weg

Du hast sicher schon ein mal von dem SMART-Modell gehört, um Ziele zu definieren. Mit einem Mitarbeiter das Ziel zu definieren “Mehr Umsatz” ist zum Scheitern verurteilt. In welchem Zeitraum? Wie viel Umsatz genau? Mit welchen Mitteln? 

Wie kann man diese Zieldefinition messen? Richtig. Überhaupt nicht. Daher sollten Ziele so konkret wie möglich definiert werden.

Mit einer SMARTen Zieldefinition für Phase 3 im Mitarbeitergespräch soll das angestrebte Ergebnis so exakt wie möglich detailliert werden. Schauen wir uns das SMART-Modell genau an:

SMART

  • S – Das definierte Ziel sollte spezifisch, konkret, klar, deutlich und unmissverständlich formuliert sein. Wie bereits angedeutet ist “Mehr Umsatz” keine gute Zieldefinition, da es völlig unklar und unspezifisch definiert ist. Dass eure Mitarbeiter dieses Ziel nicht erfüllen werden, ist dabei nur logisch.
  • M – Ziele, die zwischen Unternehmen und Mitarbeiter definiert werden, müssen messbar sein. Das ist wiederum wichtig für Phase 2 des Mitarbeitergespräches, um den korrekten Ist-Zustand aufzunehmen und anschließend die Zielerfüllung zu analysieren.
  • A – Das definierte Ziel sollte für den Mitarbeiter attraktiv und motivierend formuliert und möglicherweise sogar an Belohnungen geknüpft sein. Wenn der Mitarbeiter einen Umsatz von X Euro erzielt, dann erhält er Y Prozent Provision für seine Leistung.
  • R – Das Ziel bzw. die Aufgabe muss realistisch sein. Die Aufgabe soll durchführbar sein. Definiere für einen Fisch nicht das Ziel, er solle innerhalb einer Stunde auf den ersten Ast eines Baumes geklettert sein. Um das Ziel realistisch zu definieren, können Erfahrungswerte aus der Vergangenheit herangezogen werden. Wie viele Anrufe werden im Vertriebsteam im Durchschnitt pro Woche abgewickelt? Wie viele Anrufe schafft ein Kollege in einer Stunde/ in einer Woche/ in einem Monat?
  • T – Jedes Ziel braucht einen Endzeitpunkt und sollte damit terminiert werden. Diese Deadline hilft dem Unternehmen und dem Mitarbeiter, das Ziel messbar zu gestalten. Denkbar ist auch die Erstellung von Teilzielen (pro Woche/ pro Monat/ oder ein Gesamtziel für das gesamte kommende Jahr).

Mithilfe dieser Definition setzen Unternehmen und Mitarbeiter Leitplanken als Orientierungshilfe. Damit sind die gesteckten Ziele erreichbar und messbar.

Ein Beispiel

Machen wir ein konkretes Beispiel: Angenommen, der Mitarbeiter ist im Vertrieb tätig und verkauft per Telefonvertrieb ein bestimmtes Produkt. Eine SMART-Zielformulierung könnte wie folgt aussehen:

“Mitarbeiter XYZ soll pro Woche (5-Tage-Woche) 50 Anrufe tätigen mit einer Abschlussquote von mindestens 40 % und damit einen Umsatz von 1000 € pro Woche erwirtschaften.”

Schlüsseln wir die obige Zielformulierung anhand der SMART-Kriterien auf:

  • Spezifisch: Das obige Ziel ist sehr konkret definiert und auf die Tätigkeit des Mitarbeiters ausgerichtet. Das Ziel ist für beide Parteien unmissverständlich. Sollte ein Ziel missverständlich sein, muss an diesem gefeilt werden, bis es für beide Seiten klar ist.
  • Messbar: 50 Anrufe pro Woche, Abschlussquote 40 %, 1000 € Umsatz pro Woche.
  • Attraktiv: Ein realistisches Ziel motiviert den Mitarbeiter! Als Vertriebler ist dieses Ziel an eine Provision geknüpft, wodurch eine zusätzliche Motivation entsteht.
  • Realistisch: Die Zahl der Anrufe ist realistisch, da ein Vertriebsmitarbeiter im Team durchschnittlich 50 Anrufe pro Woche schafft.
  • Terminiert: Die 50 Anrufe sollten pro Woche durchgeführt werden. Pro Woche sollen damit 1000 € an Umsatz erzielt werden.

Wenn du mehr zum Thema Telefonvertrieb wissen möchtest und wie du am Telefon stärker wirst, dann lasse dir den folgenden Artikel bloß nicht entgehen: “Tipps für deine Telefonakquise!

Die richtigen Mitarbeiter finden

Letztlich stellt sich die Frage, wie man die richtigen A-Mitarbeiter finden und vor allem langfristig binden kann. Gute Mitarbeiter zu finden ist gerade der Engpass für Unternehmer und Führungskräfte.

Diesbezüglich habe ich ein Interview mit Michael Asshauer geführt.

Schauen wir uns die 5 Tipps genauer an:

1. Aufmerksamkeit erzeugen:

Gute Leute suchen sich gute Leute, mit denen sie zusammenarbeiten wollen, von denen sie vielleicht auch selbst lernen können. Ein Unternehmen sollte sich daher genau dort präsentieren, wo die guten Leute zu finden sind. Nimm für deine Vorstellung keine Visitenkarten, sondern zücke das Handy und nimm ein Selfie mit dem potenziellen Bewerber auf und sichere dir seine Nummer mit dem Hinweis, dass du dich melden wirst. Dann sendest du ihm eine Nachricht mit dem Selfie. Das baut eine persönliche Verbindung auf. Vor allem hebst du dich bei der Vorstellung von der breiten Masse ab. ​

2. Interesse erzeugen bzw. Leads generieren:

Als Unternehmen kann man ebenfalls Werbeanzeigen schalten und auf Landing Page verweisen, auf der ein Quiz verfügbar ist, das zu der gesuchten Stellenausschreibung passt: Für einen Programmierer bieten sich folgende Quiz-Fragen an:
Wie lange kannst Du Java? Wie lange entwickelst du bereits? Entwickelst du auch privat? Auch kann eine Quizfrage sein, eine Zeile Code zu interpretieren. So lernt der Mitarbeiter immer mehr die Welt des Unternehmens kennen. Mithilfe dieses Quiz erzeugst du Engagement. Das System klappt auch bei Vertrieblern! Am Ende des Quiz werden Kontaktdaten abgefragt und die Antworten übermittelt. Auf Basis dessen kannst du dich dann bei dem potenziellen Bewerber melden.​

3. Erleichtere der Familie und den Freunden die “Entscheidung”:

Du kennst das vielleicht von dir: du warst auf dem Vorstellungsgespräch und du erzählst deiner Familie bzw. deinen Freunden davon. Plötzlich gehen die Zweifel los.
Um die Einwände deiner Familie zu behandeln, kannst du ein kurzes Video aufnehmen, in dem du kurz und knackig deine Firma, dein Produkt und einige Mitarbeiter vorstellst. Dieses Video kannst du dann dem potenziellen Bewerber per WhatsApp senden mit der Bitte, nochmal in Ruhe mit deiner Familie und deinen Freunden über die Stelle zu sprechen. Damit kümmerst du dich proaktiv um die Bedenken der Familie des Bewerbers.​

4. Gespräch/ Unterschrift:

Halte im persönlichen Gespräch mit dem Mitarbeiter eine Arbeitsvertragsvorlage direkt parat. In der Vorlage sind beispielsweise nur noch die Parameter Gehalt und Urlaub auszufüllen. Diese geht ihr dann gemeinsam durch und macht den Vertrag fest.​

5. Mitarbeiter werben Mitarbeiter:

Zumeist wissen viele Mitarbeiter nicht, welche vakanten Stellen aktuell im Unternehmen ausgeschrieben werden. Gute Leute umgeben sich meistens mit guten Leuten. Daher kann ein wertvoller Tipp sein, einen Flyer mit den aktuellen Stellenausschreibungen des Unternehmens in der Toilette platzieren. Mithilfe dieser Methode wissen deine Mitarbeiter, welche Stellen offen sind. Diese gehen dann unbewusst gedanklich auf die Suche und helfen bei der Akquise neuer Mitarbeiter.​

Zusammenfassung

Gespräche mit deinen Mitarbeitern können sehr wertvoll sein. Sie sind wichtig, um gemeinsame Ziele zu vereinbaren, den Mitarbeiter zu motivieren und die gemeinsame Zusammenarbeit zu stärken.

Wir haben die wichtigsten Bestandteile eines Mitarbeitergesprächs kennengelernt und wissen nun, wie die Ziele für den Mitarbeiter definiert werden sollten.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Akquise neuer Mitarbeiter!

Attacke!
Dein Dirk!

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